Työkalut, vinkit ja vihjeet parantamaan liiketoiminnan kirjoittamista

Monista kollegoista otetuista kursseista liiketoiminnan kirjoittaminen oli haastavin. Opiskelijat, joiden toimintasuunnitelmassa on mukana liike-elämän uraa, eivät ole kiinnostuneita abstraktista säännöistä, standardien viittaamisesta, sekaannusta oikeudellisesta kielestä ja muista materiaaleista. Erilaisten asiakirjojen muokkaamisen ja kirjoittamisen jälkeen käyttämämme termi jälkeen luokkatoverini ja minä pääsimme vieläkin sekavammaksi.

Selkeä ja suppea kirjoittaminen pitäisi tulla helposti liike-elämässä, jossa päivällä lähetetään loputtomasti virallisia sähköpostiviestejä ja jossa tärkeitä viestejä välitetään. Kaikki liikemiehet eivät kuitenkaan pysty kommunikoimaan tehokkaasti kirjallisten sanojen avulla. Onneksi meillä on aina tilaa parannukselle, kunhan olemme sitoutuneet kehittämään tätä taitoa.

Tämä kirjoituskurssi opetti minulle monia asioita, mutta ei tarjonnut paljon käytännön neuvoja. Useiden sähköpostiviestien, suunnitelmien ja yritysten kirjeiden jälkeen tein joitain käytännön parannuksia, joita aion jakaa kanssasi.

Katso myös: Liiketoimintasuunnitelman laatiminen

Työkaluja liiketoiminnan kirjoittamisen parantamiseksi:

Harjoittelu liiketoiminnan kirjoittaminen on paras tapa parantaa taitojasi, mutta tarvitset vielä työkaluja, jotka tekevät prosessista tehokkaamman. Useiden kokeilun ja virheen jälkeen löysin nämä viisi työkalua, jotka eivät koskaan onnistu antamaan hyviä tuloksia:

1. Email Excellence

Kun olet lukenut tärkeän sähköpostiviestin, mutta löytää itsesi katsomaan tyhjää viestiä, tämä on työkalu, jota tarvitset. Email Excellence tarjoaa perusviitteitä viesteihisi selkein selityksin jokaisesta elementistä. Ja se antaa sinulle myös lähtökohdat.

2. NinjaEssays

Tämä sivusto on paras ratkaisu hätätilanteissa. Jos sinulla on kiireellinen asiakirja valmistella tai yksinkertaisesti ei voi kirjoittaa tarvittavaa sisältöä määräajasta riippumatta, ammattikirjoittajat mukautetun kirjoituspalvelun NinjaEssays voi auttaa. Yhtiö tarjoaa kirjoittajia ja toimittajia kaikista luokista, joten yrityksesi asiakirjat voidaan saada kirjallisesti ja täydellisesti viimeistelemättä.

3. Docstoc

Jos haluat kirjoittaa tärkeän asiakirjan, kuten salassapitosopimuksen, kokousilmoituksen tai työntekijän suoritustarkastelun, sinun tulee tarkistaa, onko Docstocilla lomake. Sinun ei tarvitse luoda näitä asiakirjoja tyhjästä, kun saat parempia ja nopeampia tuloksia mallin avulla.

4. Dragon-sanelu

Tämä on täydellinen työkalu liikemiehille, jotka ovat yleensä miellyttävämpiä kuin kirjoittaminen. Voit käyttää Dragon Dictation -ohjelmaa älypuhelimellasi, tablet-laitteellasi tai tietokoneellasi. Sinun tarvitsee vain puhua, ja työkalu kääntää sanat tekstiksi. Sitten voit viedä sisällön Word-dokumenttiin, sähköpostiin tai sosiaaliseen mediaan.

5. Scrivener

Jos sinun täytyy kirjoittaa pitkä asiakirja, niin Word voi sekoittaa sinut vieläkin enemmän. Scrivenerin avulla voit käsitellä sisältöä osioissa ja siirtää niitä, kunnes saat oikean järjestyksen.

Katso myös: Asiat, joita sinun ei pitäisi koskaan kysyä työnhakijoilta

Bplansin (@teambplans) lähettämä valokuva 19. tammikuuta 2016 klo 12: 15 PST

Vihjeitä:

Vältä sanojen korostamista

Ensimmäinen vältettävä sana on hyvin . Se kuvastaa sinua vähiten luova henkilö koskaan. Sanaa voidaan korvata lähes kaikilla rakenteilla. Esimerkiksi sen sijaan, että sanoit, että jonkun liikeideat ovat "hyvin tavanomaisia", voit käyttää sanaa konservatiivinen . Sen sijaan, että kuvailisit työpaikkakurssia jonkun "erittäin vahvan persoonallisuuden" kanssa, voit sanoa, että hän on päättäväinen, päättäväinen tai väärä.

Vältä ylikuormitusta

Nämä sanat ja lauseet ovat hyödyllisiä, kun haluat tehdä virtaavan siirtymisen yhdestä kappaleesta toiseen, mutta usein heikentää tekstiä ja lisää tarpeetonta sanaa. Sen sijaan, että kirjoittaisimme "Meillä on kokous helmikuun 12. päivänä budjettien parannuksia koskeviin ehdotuksiin", voit sanoa: "Meillä on talousarviokokous 12. helmikuuta." Liiketoiminnan kirjoittaminen on kyse tehokkuudesta.

Vältä jargon

Liikemarginaali voi olla hauskaa, kun puhut työtovereille, mutta se tekee sinusta kitaraa sähköposteissa ja asiakirjoissa. Seuraavalla kerralla, kun tuntuu kuin , , , , , , siirrä neulaa tai , sinun on löydettävä selkeämpi tapa ilmaista itseäsi.

Erityisen tärkeää on välttää kliinisiä tilanteita, kun kommunikoidaan liike-elämän ulkopuolisten kanssa.

Älä käytä suuria sanoja Työkyvyttömät kirjailijat ajattelevat, että suurien sanojen käyttäminen tekee sisällöstä paremman. "Älykäs" sana määräytyy sen tavallisten tavujen suuresta määrästä. Haluat käyttää aloittaa aloittaa tai

käyttö

käytön sijasta? Älä!

Aktiivisen äänen tavoite

Passiiviset lauseet keskittyvät asiaan tai henkilöön, joten lukija ei voi selkeästi tunnistaa toiminnasta vastuussa olevaa henkilöä. Passiivinen ääni kuulostaa usein epäsuoralta ja sanallalta, mikä on aivan liikeyrityksen periaatteiden vastaista.

Sen sijaan, että sanoit "Michaelin esittämän projektin", sinun pitäisi mennä "Michael esitteli projektin".

Tee sähköpostia viestejä lyhyempi

Muussa tapauksessa saatat menettää vastaanottajan huomion. Tavoitteena on viisi tai useampia lauseita, mikä helpottaisi lukijan lukemista ja vastaamista suoraan älypuhelimestaan. Jos sinulla on monia tärkeitä asioita sanomalla, yritä ajoittaa kokous- tai videokonferenssi.

Älä käytä liian monta huutomerkkiä

On syytä korostaa liiketoiminnan kirjoittamisen pistettä, mutta liian monet huutomerkit vähentävät vaikutus.

Muista: Älä laita yli yhden huutomerkin lauseen lopussa. Tämä tekee sinusta tuntemattomaksi.

Vältä sanaa

Tämä on yleisimpiä yritysasiakirjoissa esiintyviä heikkouksia. Sinun ei tarvitse täyttää pituusvaatimusta - ne päivät päättyivät, kun olet suorittanut korkeakoulun. Sen sijaan, että kirjoitat pitkät lauseet, jotka laiminlyövät tiedot, pyrkivät lyhyemmille, jotka sisältävät enemmän olemusta vähemmän sanoja.

Tiedä yleisösi

Jos haluat kirjoittaa sopivan sähköpostin, sinun on ymmärrettävä, mitä vastaanottaja tietää ongelmasta keskityit.

Lue sisältöä ääneen

Katso, miten asiakirja tai viesti kuulostaa ennen sen lähettämistä vastaanottajalle.

Sinun täytyy sopeuttaa yrityksesi sanasto, sävy ja tyyli riippuen yleisöstä ja tilanteesta.

Katso myös: Miten kirjoittaa tehtävänlausunnon 5 helppoa vaihetta