Seitsemän vaihetta onnistuneeseen projektisuunnitteluun

Viime aikoina olen ollut mukana useissa projektiryhmissä. Jotkut näistä kokemuksista ovat johtaneet minuun istumaan ja analysoimaan hankesuunnitteluprosessia ymmärtämään, miten projektinhallinnan suunnittelua ja toteutusta voitaisiin parantaa.

Miksi lahjakkaiden ihmisten hallinnoimat hankkeet ovat viivästyneet tai loppuneet? Miksi projektiryhmät kokevat joskus, että he ammuntavat liikkuvassa kohteessa?

Mikä on projektisuunnittelu?

Projektisuunnittelu on prosessi, jossa määritellään tavoitteet ja laajuus, tavoitteet ja välitavoitteet (toimitukset).) ja määrittää tehtävät ja budjettivarat jokaiselle vaiheelle. Hyvä suunnitelma on helppo jakaa kaikkien mukana olevien kanssa, ja se on hyödyllisintä, kun sitä tarkistetaan säännöllisesti. Yksinkertaisesti suunnitelman laatiminen ja koskaan keskusteleminen uudelleen tiimisi kanssa on hyvä resepti hukkaan aikaa ja vaivaa.

Voit tehdä projektisuunnittelun yksinkertaisella Google-dokumentilla tai käyttää projektinhallintaohjelmistoa. Projektinhallintaohjelmiston hyödyntäminen tarkoittaa sitä, että tavallisesti voit tallentaa kaikki asiakirjasi ja toimituksesi yhteen paikkaan, ja voit välttää tärkeitä keskusteluja ja päätöksiä menettämästä sähköpostiin tai hiljaisuuteen. Esimerkiksi Basecampin työkalulla on helppo seurata edistymistä ja seurata keskusteluja ja kohteita, jotka edellyttävät yhteistyötä muutamien erilaisten ihmisten kanssa.

Jos olet ajatellut projektinhallintaa nopean tahdon käynnistyessä tai sen sisällä, saattaa tuntua, että kaikki vie liian paljon aikaa alussa. Mutta oikeasti säästät paljon aikaa ja resursseja, jos dokumentoit projektisuunnitelma heti alusta lähtien ja käytät sitä tiekartana, joka pitää sinut ja tiimisi radalla.

Tässä on seitsemän avainta menestykselliseen projektisuunnitteluun auttaa sinua aloittamaan.

1. Ajattele suunnitelmaa sidosryhmien etenemissuunnitelmana

Jokaisessa hankkeessa on etenemissuunnitelma, jossa on selkeästi määritellyt tavoitteet, joiden ei pitäisi muuttua hankkeen ensimmäisen vaiheen päätyttyä. Kaikki osallistujat, jotka hyötyvät hankkeen tuloksesta tai osallistuvat hankkeen toteuttamiseen, on nimettävä ja heidän tarpeensa on ilmoitettava alkuperäisen hankesuunnittelun aikana.

Näitä sidosryhmiä voivat olla:

• projektipäällikkö tai lopulta loppukäyttäjä
• Asiakas, joka vastaanottaa toimitukset - tämä voi olla tiimisi (sisäinen) tai todellinen maksava asiakas. Joukkue,
• tai henkilöt, jotka ovat vastuussa kaikista taktiikoista, jotka ovat osa Älä oleta, että ymmärrät automaattisesti sidosryhmien tarpeet ja tavoitteet. Ennen kuin pääset liian pitkälle projektisuunnitelman dokumentointiin, keskustele heidän kanssaan varmistaaksesi, että todella ymmärrät projektin, kykyjä ja resursseja kaikille.

2. Ratkaise projekti listalle toimituksista

Kehitä luettelo kaikista toimituksista. Tämän luettelon tulisi jakaa suurempi projekti pienempiin tehtäviin, jotka voidaan antaa tiettyihin tiimin jäseniin, ja sisältää myös kunkin toimitettavan tai tehtävän arvioidut määräajat.

Varmista, että ymmärrät ja dokumentoi jokaisen toimitettavan hyväksyntämenettelyn. Jos projekti on ulkoiselle asiakkaalle, varmista, että olet selvillä heidän sisäisestä hyväksymisprosessistaan, jotta et ole yllättynyt viivästyksistä tai hidastuneista väärennöksillä kilpailevien mielipiteiden avulla.

3. Keskustele tiimillesi

Tunnista nimensä mukaan kustakin toimituksesta tai tehtävästä mukana olevat henkilöt ja / tai organisaatiot ja kuvaile heidän velvollisuutensa yksityiskohtaisesti. Muussa tapauksessa miscommunication voi johtaa viivästyksiin ja tilanteisiin, joissa tiimin jäsenet saattavat joutua tekemään työnsä uudestaan.

Pidä pommi kokousta puhua tiimillesi suunnitellusta hyökkäyssuunnitelmastasi. Pyydä heitä auttamaan sinua miettimään parasta tapaa saada työ suoritetuksi. Ei ainoastaan, että tämä auttaa sinua tehokkaammin, se auttaa sinua saamaan sisäänostot, koska he tuntevat enemmän omistusta prosessin aikana. Basecampin projektinhallintatyökalun käyttäminen voi olla hyödyllistä pitää kirjaa kaikille ja tallentaa asiakirjoja ja keskusteluja yhteen paikkaan.

Jos käytät sähköpostiviestiä projektien välittämisessä, harkitse tiimiläisen postilaatikon sähköpostisovelluksen käyttämistä, jonka avulla voit määrittää sähköpostiviestejä, jotka tarvitsevat hankekohtaista huomiota tiimin jäsenille sopiviksi, eikä loputtomasti lähetä valtavia keskustelulomakkeita edestakaisin.

4. Tunnista riskit

Määritä hankkeeseen liittyvät riskit. Ajattele, mitä teet, jos jotain kestää kauemmin kuin odotettiin, tai jos kustannukset päätyvät paljon enemmän kuin olette alun perin ennakoineet.

Sinulla ei tarvitse olla tiettyä toimintavaihtoehtoa jokaiselle mahdolliselle kielteiselle lopputulokselle, mutta sinun pitäisi viettää aikaa tiimisi kanssa, ajattelemalla mitä voisi mennä pieleen. Sitten voit tehdä niin paljon kuin voit lieventää näitä riskejä alusta alkaen sen sijaan, että se olisi kiinni varastosta myöhemmin. Riskitekijöillä voi olla myös jonkin verran vaikutusta budjettiasi.

5. Luo budjetti

Vihjeitä ja toimituksia koskevassa luettelossasi liitetyt tiedot ovat hankkeen kustannusten ja arvioidun budjetin tiedot. Vastaa kiireen antamaan suuria dollareita suurille projekteille ilman tarkkaa selvitystä siitä, miten rahat on tarkoitettu käytettäväksi. Tämä auttaa tiimisi ymmärtämään resursseja, joiden kanssa he joutuvat tekemään työtä saadakseen työn. Kun olet määrittänyt alkuperäisen budjetin, nämä luvut saattavat olla vaihteluväliä kuin absoluutteja.

Tietyille kohteille saatat tarvita lainauksia muutamilta eri toimittajilta. Voi olla hyödyllistä dokumentoida sovittu hankealue lyhyesti lyhyesti talousarvion dokumentaatiossa, jos olet päätynyt tekemään muutoksia suurempaan projektiin budjettirajoitteiden perusteella tai jos myyjäsi ei vastaa täsmälleen odotetusti.

6. Lisää virstanpylväitä

Käytä toimitustekstejäsi kehyksenä virstanpylväiden ja tehtävien lisäämiseen, jotka on täytettävä suuremman tavoitteen saavuttamiseksi. Määritä kohtuulliset määräajat huomioiden projektiryhmän jäsenten tuottavuus, saatavuus ja tehokkuus.

Ajattele virstanpylväät SMART-kehyksen sisällä. Sinun tavoitteesi tulisi olla:

Specific:

• Selkeä, tiivis ja kirjallinen kieli, jonka kuka tahansa voi ymmärtää. Mitattavissa:
• Käytä numeroita tai määrällistä kieltä tarpeen mukaan. Hyväksyttävät:
• Hanki sisäänosto sidosryhmiltä tavoitteista, välitavoitteista ja toimituksista. Realistinen:
• Venyttelytavoitteet ovat yksi asia, mutta älä aseta tavoitteita, jotka ovat mahdottomia saavuttaa. Se on turhauttavaa joukkueellesi ja sidosryhmilleen, ja se voi viime kädessä viivästyttää hankettasi, koska mahdottomuuden toteuttaminen yleensä maksaa enemmän ja kestää kauemmin. Aikapohjainen:
• Aseta konkreettiset määräajat. Jos sinun on muutettava virstanpylväisiin liittyviä määräaikoja, kirjoita, milloin ja miksi teit muutoksen. Vältä Stealth-muutoksia - tai määräaikojen muokkaamista ilmoittamatta joukkueellesi ja sidosryhmille. 7. Aseta edistymisen raportointiohjeet

Nämä voivat olla kuukausittain, viikoittain tai päivittäin. Ihanteellisessa tapauksessa on luotava yhteinen työtila projektiin verkossa tai offline-tilassa, jossa kaikki osapuolet voivat seurata edistymistä. Varmista, että sinulla on viestintäsuunnitelma-asiakirja, kuinka usein päivität sidosryhmät edistyksestä ja miten jakaa tietoja viikoittain tai päivittäin.

Käytä kehystä, jonka määrittelet, kun tunnistit virstanpylväät ohjata raportteja. Älä yritä luoda mitään pyöriä tai tuhlaa aikaa tuottaa uusia raportteja aina, kun sinun on ilmoitettava edistymisestä. Muista, että projektinhallintaohjelmiston käyttäminen, kuten Basecamp, voi pitää sidosryhmät silmukkaan ilman, että saataisiin postilaatikkoasi häiritsemättä tai menetettäisiin keskusteluja pitkään löyhäpuheluissa.

Tehokkaan projektisuunnittelun ja hallinnan salaisuus on järjestäytynyt ja kommunikoi hyvin tiimi ja sidosryhmät. Olitpa päättänyt käyttää projektinhallintaohjelmistoa vai ei, ajattele missä ja miten tallennat kaikki projekteesi liittyvät materiaalit ja resurssit - pitäkää kaikki yhdessä paikassa, jos mahdollista. Onnea!