6 Työkaluja, joiden avulla voit hallita etätyöryhmää

Etäkäyttö on viime vuosina tullut houkutteleva ratkaisu monille työntekijöille ja työnantajille.

Noin 67 prosenttia yrityksistä sallii joidenkin työntekijöiden työskennellä kotona joskus, ja 38 prosenttia antaa työntekijöille mahdollisuuden työskennellä etäyhteyden kautta säännöllisesti. Etäkäyttötilanteet ovat melko ilmeiset työntekijöille, mutta heidän työnantajilleen on myös monia uskomattomia etuja.

Tutkimukset osoittavat, että etätyöntekijät ovat usein tuottavampia ja tyytyväisempiä heidän työhönsä. Yritykset säästävät myös toimistotarvikkeiden, tilan ja tietokoneiden yleiskustannuksia, kun he käyttävät etätyöntekijöitä, jotka käyttävät kotitoimistoja päivittäisten tehtäviensä suorittamiseen.

Mutta kun työntekijät työskentelevät etänä, miten voit parhaiten valvoa heidän työnsä, hallinnoida heidän projekteja ja aivoriihiä yhdessä? Onneksi tekniikka tekee tämän helposti - ja voit aloittaa näiden kuuden online-työkalun avulla.

Katso myös: 20 Markkinointityökalut Jokaisen pienyrittäjän tulisi yrittää

1. Internet-nopeustyökalu

Washington Postin raportin mukaan internetin nopeus voidaan yhdistää tuottavuuteen. Raportissa selostettu tutkimus osoitti, että korkean keskimääräisen Internet-nopeuden omaavilla valtioilla oli myös suurempi bruttokansantuote asukasta kohti, kun taas keskimääräinen internet-nopeusaste oli alhaisempi BKT-asukasta kohden.

Työntekijän tarvitsee luotettavaa, nopeaa internetyhteyttä olla tuottava työskentely kotona. Internetin nopeus jokaisen työntekijän vaatima riippuu päivittäisistä tehtävistään. Pyydä työntekijöitä käyttämään Internet-nopeustyökalua varmistaakseen, että heillä on internet-nopeus tarpeeksi korkealle jakamaan suuria tiedostoja, käyttämään verkko-ohjelmia ja isäntä videokonferensseja. Se on ilmainen työkalu, joka on helppokäyttöinen ja auttaa sinua arvioimaan tiimisi Internet-tarpeet.

Työkalu vie työntekijöitänne läpi joukon kysymyksiä, joiden tarkoituksena on kerätä tietoa heidän internet-käytöstäan. Kysymysjakson lopussa työntekijäsi saavat numeron suositelluille Internet-nopeuksilleen. He voivat ottaa tämän numeron omille internet-palveluntarjoajilleen varmistaakseen, että heillä on riittävästi Internet-nopeutta käsitellä henkilökohtaista ja ammattimaista internetin käyttöä ja välttää viiveajat.

Google Drive

Tutkimukset ovat osoittaneet, että keskimääräinen työntekijä tekee kahdeksan hausta löytää oikeat asiakirjat ja tiedot, joita he tarvitsevat tietyn tehtävän suorittamiseksi. Tämä prosessi muuttuu entistä turhaisemmaksi etätyöntekijöille, jotka eivät pysty nopeasti ratkaisemaan ongelmaa tulemalla työpöytään tunnistamaan, missä asiakirjassa on löydettävissä. Siksi lähettämällä useita asiakirjojen versioita useille tiimin jäsenille on odotettavissa katastrofi.

Google Driven avulla on helppo luoda tiedostoja ja tehdä yhteistyötä reaaliaikaisesti. Sinä ja tiimisi jäsenet voivat nähdä toistensa muokkaukset, lisätä kommentteja ja työskennellä samalla dokumentilla samanaikaisesti. Kun työntekijä tallentaa tiedostoja Driveen, hän voi käyttää niitä missä tahansa laitteessa.

Google Drive on vapaa käyttää kenelle tahansa Gmail-tilillä, eikä yhteistyökumppaneiden määrää ole rajoitettu.

Katso myös: Miten palkata ensimmäinen työntekijä

3. Trello

Tutkimukset osoittavat, että jokaisesta sijoitetusta 1 miljardista dollarista 122 miljoonaa dollaria hukataan hankkeiden heikentyneiden kustannusten vuoksi. Siksi tehokas projektinhallinta on ehdottoman tärkeää kaikille tiimille, jotka haluavat optimoida tehokkuuden ja kannattavuuden.

Projektinhallinta on välttämätöntä jollekin joukkueelle, mutta se on erityisen kätevä, kun tiimisi toimii etänä. Trello on tehokas projektinhallintajärjestelmä, joka helpottaa yhteistyötä. Trellon hallintatyökalujen avulla voit luoda vaiheita, määrittää tehtäviä tiimin jäsenille ja kartoittaa joukkueen etenemistä.

Jäsenrajoituksia ei ole, ja sovellus on ilmainen, joten voit käyttää sitä tietokoneellasi, älypuhelimellasi tai tablet-laitteellasi. Jos haluat liittyä Evernote-, MailChimp-, Google Drive-, Dropbox- ja muihin työkaluihin, Business Class -vaihtoehto on käytettävissä 9,99 dollarin kuukausimaksua kohti.

4. HipChat

Kun työntekijät työskentelevät etänä, et näe suoran kohtauksen ja vuorovaikutuksen edut. HipChat, pikaviestisovellus yrityksille, antaa sinulle ja tiimisi jäsenille video- tai tekstikeskustelun, siirtää tiedostoja, jakaa näyttöjä ja paljon muuta. Kun koko joukkue käyttää HipChatia, tuntuu siltä, ​​että kaikki toimivat yhdessä samassa toimistossa.

Perusversio on ilmainen rajoittamattomille käyttäjille, ja jos haluat videokeskustelun, näytön jakamisen ja muita kehittyneitä ominaisuuksia, HipChat Plus on käytettävissä 2,00 dollarin kuukausimaksua käyttäjää kohden.

Voit myös ajoittaa tapaamisia työntekijöiden ja johtajien välillä sovelluksen avulla. Tämä on tärkeää, jotta voit tehdä vähintään kuukausittain koskettamalla tietokantoja jokaisen etätyöryhmän jäsenet. Jos et ole aivan varma, mitä onnistunut yksi-yhteen tapaaminen näyttää, Tiny Pulse tarjoaa erinomaisen oppaan siitä, mitä pitäisi keskustella kuukausittaisten yksittäisten tapaamisten kanssa työntekijöidesi kanssa.

Katso myös: Mikä määrittelee yrityksesi kulttuuri?

5. Oikea-aikaiset

Tapaustutkimukset järjestöistä, jotka ovat toteuttaneet ajankäytön seurannan, ovat osoittaneet, että ajanhallintatapojen avulla ei ole hyötyä vain, kun työntekijät käyttävät aikaa, se voi myös merkittävästi lisätä työntekijöiden tuottavuutta.

Etätyöntekijöiden tuntikausia on vaikea seurata ja seurata, kuinka kauan he toteuttavat tehtäviä. Järjestelmän jäsenien tietokoneiden taustalla ajallaan voit pitää yllä kaikkien projektien digitaalisen lokin. Voit määrittää valmiit tavoitteet, verrata tallennettua aikaa arvioihin ja järjestää hankkeet niiden ensisijaisuuden perusteella.

Jos haluat hallita kaikkia tiimisi jäseniä samalla tilillä, Professional-suunnitelma on käytettävissä 14,00 dollarin kuukausimaksua käyttäjää kohden.

6. RealtimeBoard

Raportit osoittavat, että työntekijät, jotka ovat erittäin sitoutuneita organisaatioihin, jotka työskentelevät pitkälle, ovat 87 prosenttia vähemmän todennäköisiä kuin työntekijöitä, jotka tuntuvat itsenäisiltä yrityksiltä.

Vaikka onkin hankala varmistaa,, löytää keino auttaa heitä tuntemaan olosi osana yritystäsi on tärkeä askel estääksesi suurta vaihtokurssia etätiimissänne.

Työskentely etäisyydellä voi olla vähemmän stressaavaa kuin työmatkalla, mutta jäähdyttämättä jäähdytyskeskusteluja ja valkotaulun aivoriihiistunnot. Kun virtuaalinen valkotaulu toimii, RealtimeBoard on visuaalinen yhteistyösovellus, joka tarjoaa digitaalisen version näistä tiimiin sitoutumismahdollisuuksista. Reaaliaikaisesti voit luoda kaavioita, tutkimusta, aivoriihi, lisätä tahmeita muistiinpanoja ja paljon muuta. Sovellus on maksuton kolmelle jäsenelle, ja suunnitelmat alkavat 40 dollaria kuukaudessa viidelle jäsenelle.

Etäryhmän hallinta voi olla haastavaa, mutta investoiminen teknologiaan voi helpottaa yhteistyötä, kommunikointia ja tuottavuuden seurantaa. Näiden työkalujen lisääminen auttaa tehostamaan liiketoimintaasi ja kääntämään etätiimisi entistä yhteistyökykyisemmäksi ja tuottavammaksi.