Tietojen tallentamisaikataulu

Me kaikki tiedämme, että meidän on tallennettava ja suojattava yritystiedot. Ja muutaman vuoden kuluttua olemme huomanneet, että kaikki nämä ennätykset, jotka olemme pitäneet, vie enemmän lattiatilaa arkistokaappeihin kuin työtilat itsellemme ja työntekijöillemme.

Hyvä uutinen on, että emme todellakaan tarvitse pitää kaikki nämä tietueet ikuisesti. Kyllä, jotkut tarvitsemme ikuisesti. Jotkut pitävät vain, kunnes IRS on ollut heidän kanssamme. Ja jotkut tarvitsemme vain muutaman vuoden ajan.

Kerro, mihin rekisteriin pitää säilyttää, kuinka kauan, on hieman vaikeampaa. Väliaikaisten tietueiden oikea hävittäminen ei ole yhtä helppoa kuin vain heittää paperit roskakoriin.

Tällöin Records Retention Schedule tulee esiin. Tässä asiakirjassa luetellaan yrityksesi tuottamat tietueet (rahoitus, henkilöstö, sopimukset, toiminnot jne.). yksilöidään kaikki lakisääteiset vaatimukset siitä, kuinka kauan rekisteriä on pidettävä, ja vaadittava viranomainen, kuten IRS tai Sarbanes-Oxley-laki; huomaa, kuinka kauan rekisteriä käytetään aktiivisesti liiketoiminnassa; ja se voi sisältää myös muita tietoja, kuten huomauttaen, että rekisterit sisältävät herkkiä henkilökohtaisia ​​tunnistetietoja; ja jos mikrofilmit tai digitaalisesti skannatut kopiot ovat hyväksyttäviä lakisääteisiä vaihtoehtoja paperidokumentille.

Etsi Internetistä ja löydät paljon tietoja Recordsin säilytysaikatauluista ja näytteistä, kuten tämä Millennium Records Managementin tarjoama. Muista kuitenkin, että näyteohjelma on vain yleinen esitys siitä, mikä näyttää. Rekisteriyhdistelmän aikataulu räätälöidään yrityksesi tyyppiin, missä asut, missä tilanteissa ja / tai maissa, joissa olet liiketoiminnassa, olitpa yksityisomistuksessa tai kaupankäynnin kohteena osakemarkkinoilla, julkinen laitos, pitää yllä hallituksen sopimuksia ja lukemattomia muita tekijöitä.

Sinun on hyvä työskennellä kirjanpitäjän, lakineuvonantajan ja / tai ammatillisen tietojenkäsittelyyrityksen kanssa kehittämään ja luomaan tietosi.

Käytät Records Retention Schedule virallisesti niin jokainen yrityksesi tietää siitä. Tämä auttaa varmistamaan, että elintärkeät tietueesi pidetään ensisijaisesti. Myöhemmin sanotaan, että sinulla on useita laskutettavia laskutositteita. Sinun pitää säilyttää ne 6 vuoden ajan, mutta kokemus osoittaa, että sinä vain pääset niihin vain 3 vuoden ajan. Tietäen tämän voit vapauttaa yrityksen / toimiston lattiapinta-alaa siirtämällä nämä tietueet varmistaaksesi paikan päällä olevan tallennustilan tai vaihtoehtoisen tallennusvälineen.

Kun olet tallentamasi tietueita, jotka päättyvät säilytysjakson loppuun, voit hävittää ne. Mutta kuten sanoin, et voi vain heittää niitä kierrätykseen. Sinulla on oltava vakiintunut prosessi niiden hävittämiselle. Kyllä, sinun on luotava lisää dokumentteja vanhojen asiakirjojen poistamiseksi.

Haluat, että henkilöt, jotka ovat luoneet kirjaa, kirjaavat siitä, että he eivät enää tarvitse tietueita. Sinun on huomattava, että tietueet ovat saaneet säilytysajan loppuun vahvistetun arkistointipäivämäärän mukaan ja tarkista, että niiden säilytysaikaa ei ole jatkettu tarkastusten, oikeudenkäyntien jne. Vuoksi.

Haluat varmentaa, miten ja kenelle asiakirjat tuhoutuivat. Tämä on nykyisin helpompaa kuin aikaisemmin, kun vietin monta tuntia viedä laatikoita alas lastauslaiturille ja syöttäen paperia kaatopaikan vieressä olevaan silppuriin. Viime vuosina matkaviestintäyritykset ovat lisääntyneet. He liikuttavat suuria kuorma-autoon liitettyjä konfettien silppureita yrityksellesi, kuljettavat laatikoidesi kuorma-autoon, antavat todistaa tuhon ja antaa todistuksen tuhoamisesta.

Tietojen tallentamisen aikataulun määrittäminen, käyttöönotto ja seuranta on pitkä tapa varmistaa, että yrityksesi ylläpitää ja ylläpitää elintärkeitä tietueita, joita sinun on jatkettava liiketoiminnassa. Ja pahimmassa tapauksessa, jos saatat joutua riita-asiaan tai vastaaviin, todista, että tietojasi pidetään ja tuhotaan säännöllisesti tapahtuvassa, vakiintuneessa, hyväksytyssä, dokumentoidussa prosessissa, eikä puolivälissä polttaa navan takana

Steve Lange

Ylitarkastaja

Palo Alto -ohjelmisto