Lasku on hylätty: Top 8 vinkkejä laskutusyrityksiin |

Yrityksen tai yrityksen asiakkaan sulkeminen on merkittävä edistysaskel pienille ja suurille yrityksille., on toinen asia kokonaan.

Se voi mennä yhtä sujuvasti kuin toivoisi, tai päätyä kokonaan sekaisin. Kaikki riippuu siitä, miten laskut asiakkaillesi. Saatuaan ja tallennetun laskun laukaisee useita prosesseja, jotka johtavat rahan lyömiseen tilillesi - ellei jotain murehdi.

Avain laskujen selvittämiseen ajoissa on yksityiskohtia. Seuraavat vinkit tulevat kahden vuoden aikana maksettavista veloista ja myyntisaamisista, ja niiden seuraaminen säästää aikaa, rahaa ja paljon stressiä.

Katso myös: Mitä maksut ovat? Mittatiedot minuutteina

1. Tietää missä laskujesi todella kuluvat

Suurten yritysten kanssa on muistettava, että maksutilitys on yksi ensimmäisistä prosesseista, jotka on ulkoistettava ja automatisoitava. Ja missä on automatisointi, virhe toleranssi on vieressä mitään. Tämä koskee myös laskuja.

Tämä tarkoittaa, että joku muu maa (ja jopa eri aikavyöhykkeellä) luultavasti kirjaa laskut. Olipa kyseessä kolmas osapuoli tai yhteinen palvelukeskus, laatuvaatimukset ovat tiukat. He epäröivät hylätä lasku, etenkin pienestä myyjältä, ja epäilemättä, että jotain ei ole. Se, mikä saattaa näyttää sinulta vähäpätöiseltä yksityiskohdalta, voisi todella aiheuttaa vakavia seurauksia ulkoistamiskumppanille tilintarkastuksen yhteydessä.

Lisäksi AP toimii suurella määrällä asiakirjoja ja niitä arvioidaan hyvin nopeasti. Ei ole aikaa analysoida jokaista laskua yksityiskohtaisesti - se on joko oikea tai ei, ja se on se. Varmista, että laskut hyväksytään ja hyväksytään heti. Millä tavalla? No, noudattamalla!

2. Nail alusta alkaen

Suurin osa näistä maksukysymyksistä olisi voitu helposti välttää yksinkertaisesti asiakkaan laskutusvaatimusten perusteella. Mitä enemmän ihmiset ovat tekemisissä kaupan asettamisessa, sitä suurempi on mahdollisuus, että nämä tiedot menetetään.

Myyntineuvottelijat ovat usein niitä, jotka saavat laskutusohjeet, mutta koska ne keskittyvät enemmän uusien johdinten hankkimiseen, ne eivät yleensä ota muodollisuudet, jotka tulevat jälkeen.

Varmista, että myynti ja laskutus ovat samalle sivulle. Älä odota, kunnes lasku on ohitettu tarkistaaksesi, onko se annettu oikein.

Katso myös: milloin laskurahoitus tekee mielekästä?

3. Pidä laskut helposti luettavissa

Lähetetäänkö sähköisiä tai paperilaskuja, ne todennäköisesti skannataan alusta alkaen ja ohjataan laskujen lukemiseen. AP-kirjanpitäjä tarkistaa ne seuraavaksi.

Tässä monet asiat voivat mennä pieleen. Ensinnäkin nämä sovellukset eivät ole hyviä värin lukemisessa. Sinulla saattaa olla houkuttelevaa laskea laskut ylös eri sävyillä, mutta on parasta pitää ne yksinkertaisina. Kaikki mustat tekstit ja numerot ovat pakollisia.

Älä myöskään skannaa laskuja, vaan tuloksena oleva kuva asiakkaan järjestelmässä on varmasti lukukelvoton. Oikea tapa on luoda PDF.

Toiseksi varmista, että olennaiset yksityiskohdat (laskun päivämäärä, eräpäivä, numero, tilausnumero, yrityksen nimi ja osoite, summat ja verokannat) eroavat toisistaan. Niiden on oltava helposti paikallaan ensimmäisellä silmäyksellä. Muutoin lasku voidaan heti hylätä, vaikka tiedot olisivat tosiasiallisesti olemassa.

4. Bill oikea kokonaisuus

Mitä suurempi yritys, sitä enemmän yksiköitä se todennäköisesti on.

Monet toimittajat pyrkivät käsittelemään laskujaan yrityksen pääkonttorille, kun epäillään oikeaa laskutusosoitetta. AP hylkää heidät ja pyytää lähettämään asiakirjan oikein korjattuihin tietoihin.

Älä myöskään lyhennä yrityksen nimeä tai sen osoitetta. Joissakin maissa (esimerkiksi Singaporessa) on hyvin tiukat säännökset tästä, ja AP ei ehkä hyväksy laskuja, joissa on lyhenteitä tai puuttuvia yksityiskohtia.

Tämä saattaa kuulostaa järjettömältä, mutta joskus minun piti hylätä laskut, joilla oli väärä lattia tai katu asiakkaan osoitteessa. Käytä täsmälleen sitä, mitä yrityksesi on tarjonnut.

Katso myös: Miten ennakoida kassavirta

5. Noudata ostotilausta

Asiakkaasi todennäköisesti tarvitsevat ostotilauksen (tai "PO") numeron laskuun. Varmista, että näin on, ja noudata kaikkia PO: n tietoja.

PO on mitä AP etsii ensin, kun ne varaavat laskuja käyttäen tätä numeroa. Jos se ei ole olemassa tai se on vaikea havaita, lasku voidaan hylätä ja jättää sen maksamatta suoritettu maksu. Seuraa tilikauden katsauksia ja käytettävissä olevaa rahaa. Laskun lähettäminen PO: n kanssa vanhentuneiden tai varojen ulkopuolelle on varma viivästyttää maksua päivien, ei viikkojen, mukaan. Tämä on erityisen ongelmallista siirryttäessä verovuodelta / vuosineljännekseltä toiseen.

On myös hyvää käytäntöä pitää yhden laskutusosuus yhdestä laskusta. Saattaa olla helpompaa sisällyttää useita toimeksiantoja yhdeksi asiakirjaksi, mutta AP: n on vaikeampi varata, varsinkin kun jokin niistä on ongelma.

6. Laskutus oikeaan valuuttaan

Valuutan epäselvyys on toinen yleinen syy viivästyneille maksuille, erityisesti silloin, kun käydään kauppaa ulkomaisten yksiköiden kanssa. Ole erityisen varovainen, kun käsittelette tällaisia.

Joissakin maissa, kuten Intiassa, on erittäin vaikeaa käsitellä valuutansiirtoja. Olen nähnyt kuukausien aikana vetäytyneitä maksuja, koska se ratkaistiin vain antamalla uuden tilauksen.

Jos laskut asiakasta eri valuutassa kuin paikallisesti, saatat joutua myös antamaan kotimaisen vastineen kaikista laskut, mukaan lukien ja verot pois lukien.

Katso myös: 7 avainmittaria Jokaisen yrityksen omistajan tulisi seurata

7. Tarkistaa säännöllisesti osoitekirjaasi

Yhteystietojesi päivittäminen on ratkaisevan tärkeä, etenkään kun et laskuta asiakkaita usein. Suuryritykset parantavat aina prosessejaan ja tietojenkäsittelyjärjestelmiään, mikä usein johtaa sähköpostiosoitteiden muuttamiseen.

Yleensä ne ilmoittavat siitä etukäteen, mutta automaattiset sähköpostit voivat helposti kadota postilaatikossasi tai suodattaa roskasisällöksi. Jos lähetät laskut henkilökohtaiseen sähköpostiin, varmista, että sisällytät yleisen talous- tai kirjanpitosopimuksen CC: hen.

AP-kirjanpitäjät eivät ehkä myöskään tarkista heidän postilaatikoita niin usein kuin he haluavat. Laskujen lähettäminen yleiskanavien kautta varmistaa, että ne käsitellään tavanomaisessa aikataulussa.

8. Jälkeenpäin hymyillen

Kun seurataan AP: n hylkäämän laskun tai viivästyneen maksun kanssa, ollessasi ystävällinen menee pitkälle. Luonnollisesti sinulla on oikeus vaatia rahaa ajoissa, mutta negatiivinen sävy AP: n virkailijan kanssa ei auta.

Asia ei todennäköisesti ole heidän syynsä. Heillä on paljon todennäköisempää käydä ylimääräinen kilometri sinulle, jos näytät empatiaa ja ystävällisyyttä. Heidän työnsä on äärimmäisen arkipäiväistä, joten heitä käsittelemme ihmisiä pikemminkin kuin koneet toimivat sinun hyväksi.