Aseta tietojesi säilytysaikataulu yrityksellesi

Me kaikki tiedämme tai meidän pitäisi tietää, että meidän on tallennettava ja suojeltava yritystiedot. Kun aloitamme, on helppo tarttua kaikkiin asiakirjoihin, kuitattuihin, laskuihin ja yritysrekisteriin. Mutta muutaman vuoden kuluttua olemme huomanneet, että kaikki nämä ennätykset, jotka olemme pitäneet, vie enemmän lattiatilaa arkistokaapissa kuin itse ja työntekijöidemme työtilat.

Hyvä uutinen on, että emme todellakaan tarvitse pitää kaikki nämä tietueet ikuisesti. Kyllä, jotkut tarvitsemme ikuisesti. Jotkut pitävät vain, kunnes IRS on ollut heidän kanssamme. Ja joitakin meidän on säilytettävä vain muutaman vuoden ajan.

Määritetään, mitä tietueita pitää säilyttää ja kuinka kauan ne ovat hieman vaikeampia. Väliaikaisten tietueiden oikea hävittäminen ei ole niin yksinkertaista kuin vain heittää paperit kierrätysastialle.

Tässä on Record Records Retention Schedule. Tässä asiakirjassa luetellaan yrityksesi tuottamat tietueet (taloudellinen, henkilöstö, työntekijöiden käsikirjat, sopimukset, toiminnot, kokouspöytäkirjat, käytännöt, online-tietosuojalausunnot … luettelo voi tuntua loputtomalta); yksilöidään kaikki lakisääteiset vaatimukset siitä, kuinka kauan rekisteriä on pidettävä, ja vaadittava viranomainen, kuten IRS tai Sarbanes-Oxley-laki; huomaa, kuinka kauan rekisteriä käytetään aktiivisesti liiketoiminnassa; ja se voi sisältää myös muita tietoja, kuten huomauttaen, että rekisterit sisältävät herkkiä henkilökohtaisia ​​tunnistetietoja; ja jos mikrofilmit tai digitaalisesti skannatut kopiot ovat hyväksyttäviä lakisääteisiä vaihtoehtoja paperidokumentille.

Etsi Internetistä ja löydät paljon tietoja Recordsin säilytysaikatauluista ja näytteistä, kuten tämä Millennium Records Managementin tarjoama. Muista kuitenkin, että näyteohjelma on vain yleinen esitys siitä, mikä näyttää. Rekisteriyhdistelmän aikataulu räätälöidään yrityksesi tyyppiin, missä asut, missä tilanteissa ja / tai maissa, joissa olet liiketoiminnassa, olitpa yksityisomistuksessa tai kaupankäynnin kohteena osakemarkkinoilla, julkinen laitos, pitää yllä hallituksen sopimuksia ja lukemattomia muita tekijöitä.

Sinun on hyvä työskennellä kirjanpitäjän, lakineuvonantajan ja / tai ammatillisen tietojenkäsittelyyrityksen kanssa kehittämään ja luomaan tietosi.

Käytät Records Retention Schedule virallisesti niin jokainen yrityksesi tietää siitä. Tämä auttaa varmistamaan, että elintärkeät tietueesi pidetään ensisijaisesti. Myöhemmin sanotaan, että sinulla on useita laskutettavia laskutositteita. Sinun pitää säilyttää ne 6 vuoden ajan, mutta kokemus osoittaa, että sinä vain pääset niihin vain 3 vuoden ajan. Tietäen, voit vapauttaa yrityksesi / toimistosi lattiapinta-alaa siirtämällä nämä tietueet varmistaaksesi paikan päällä olevan tallennuksen tai hyväksyttävän vaihtoehtoisen tallennusvälineen.

Kun olet tallentamasi tietueita, jotka päättyvät säilytysjakson loppuun, voit hävittää ne. Mutta kuten sanoin, et voi vain heittää niitä kierrätykseen. Sinulla on oltava vakiintunut prosessi niiden hävittämiselle. Kyllä, sinun on luotava lisää dokumentteja vanhojen asiakirjojen poistamiseksi.

Haluat, että henkilöt, jotka ovat luoneet kirjaa, kirjaavat siitä, että he eivät enää tarvitse tietueita. Sinun on huomattava, että tietueet ovat saaneet säilytysajan loppuun vahvistetun arkistointipäivämäärän mukaan ja tarkista, että niiden säilytysaikaa ei ole jatkettu tarkastusten, oikeudenkäyntien jne. Vuoksi.

Haluat varmentaa, miten ja kenelle asiakirjat tuhoutuivat. Tämä on nykyisin helpompaa kuin aikaisemmin, kun vietin monta tuntia viedä laatikoita alas lastauslaiturille ja syöttäen paperia kaatopaikan vieressä olevaan silppuriin. Viime vuosina matkaviestintäyritykset ovat lisääntyneet. He liikuttavat suuria kuorma-autoon liitettyjä konfettien silppureita yrityksellesi, kuljettavat laatikoidesi kuorma-autoon, antavat todistaa tuhon ja antaa todistuksen tuhoamisesta.

Tietojen tallentamisen aikataulun määrittäminen, käyttöönotto ja seuranta on pitkä tapa varmistaa, että yrityksesi ylläpitää ja ylläpitää elintärkeitä tietueita, joita sinun on jatkettava liiketoiminnassa. Ja pahimmassa tapauksessa, jos joutuisitte riita-asioihin tai vastaaviin, todista, että tietojasi pidetään ja tuhotaan säännöllisesti esiintyvässä, vahvistetussa, hyväksytyssä, dokumentoidussa prosessissa, eikä puolivälissä polttaa navan takana. amatööriyritys välttää syyllisyyttä ja vastuuta tai estää oikeudenkäynnin.