Liiketoiminnan valmistelu ennen verokautta

Liikevoiton suorittaminen voi olla vaikeaa uusille yrityksille. Tässä artikkelissa jakaan älykkäämpiä ja nopeampia tapoja tallentaa kulut ja seurata tuloja ja muita tärkeitä asiakirjoja veroista. Jokainen näistä vinkkeistä on helppo toteuttaa, ja sen pitäisi auttaa tekemään verotusaika tuulta!

Vihje # 1: Käytä kirjanpitojärjestelmää liiketaloudellisuuden seurantaan

Yksi asioista, joita monet pienyrittäjät kamppailevat, pysyvät Jos et käytä kirjanpitojärjestelmää, kuten QuickBooks tai Xero, olet määrittänyt itsesi epäonnistumaan tulla verotusaikaan.

Olen CPA ja uskon sen vai ei, käytän QuickBooksia tekemään kirjoja ja varaamaan itselleni verokauden. Tämä tekee siitä paljon helpommaksi ja varmistaa, että pidät kirjaa tuloista ja kuluista.

Vihje # 2: Käytä kustannusluokkia kirjanpidon ohjelmistossa

Kulutekategoriat ovat vain tavoite, jos olet aina "catch-up" -tilassa kirjoissasi. ryhmitellä yrityksesi tekemät ostokset. Esimerkiksi toimistotarvikkeet, ravintolat ja bensiini ovat kustannusluokkia. Ne voivat auttaa sinua paremmin seuraamaan toimittajakustannuksia sen sijaan, että ne asettaisivat jokainen myyjä jokapäiväisiin ostoksiin.

Syynä on se, että voit syöttää kulut nopeammin. Tämä säästää aikaa ja sen avulla voit seurata vain tärkeimpiä verotustietoja.

Seuraavassa skenaariossa nähdään, miten tämä toimisi:

Yrityksen omistajana olet todennäköisesti ostanut toimistotarvikkeet yrityksellesi. Toivottavasti et ole kuin kaveri kahvimyymälässä, joka valvoo kaikki kiiltävät uudet kynät ja kannettavat hyllyillä. Enemmän kuin todennäköisesti ostat vain tarvittavia toimistotarvikkeita toimistotarvikkeiden myymälästä, kuten Office Depotista tai Staplesista, mutta voit myös ostaa toimistotarvikkeita muilta paikoilta, kuten Costco tai Target.

Kun olet valmis kirjata nämä ostot

• Älä luo neljä myyjää QuickBooks (tai QuickBooks vaihtoehto) Office Depot, Staples, Costco ja Target.
• Tee aseta yksi toimistotarvikkeiden ostot "tai" toimistotarvikkeet "ja koodata kaikki toimistotarvikkeiden ostot" toimistotarvikkeiden "toimittajalle.

Seuraavassa taulukossa on otettu joitain esimerkkejä päivittäisistä ostoista, joiden avulla voit luoda luokkia myyjien sijaan.

Useimmat omistajat eivät tarvitse seurata kuinka paljon rahaa he käyttävät jokaisen myyjän kanssa, että he ostavat päivittäisiä esineitä, kuten toimistotarvikkeita, bensiiniä ja asiakkaiden lounaita. Uskokaa tai älkää, IRS ei vaadi seuraamiesi kulujen seurantaa.

Lisäksi tärkeimmät tilinpäätökset, joita käytät yrityksenne terveydelle, kuten tuloslaskelmassa, luetellaan kulutusluokat, kuten "Toimistotarvikkeita" eikä tiettyjä toimittajia, joita olet ostanut; tämä on toinen syy siihen, miksi sinun ei tarvitse seurata kustannuksiasi myyjältä.

Olen täydentävä kirjanpitoopettaja ja minä myös opettaa QuickBooks. Kun selitin tätä konseptia yhdessä luokitteluni, käsi heti nousi. Aluksi ajattelin, että opiskelija aikoi yrittää haastaa minulle, onko IRS itse asiassa vaatinut sinua seuraamaan kustannuksiasi tällä tavalla - voitko sanoa, että näin tapahtuu usein?

Kuitenkin oppilas osoittautui olevan paikallisen H & R Block -toimiston franchising-omistaja. Hän tuki vaatimukseni 100 prosenttia. Hän kertoi luokalle, että kun hän valmistelee veroilmoituksia yritysten omistajille, hän jakaa usein tällaisia ​​vinkkejä. Hän jatkoi sanomalla, että jos loppukäyttäjä haluaa tämän yksityiskohtaisuuden, voit aina tuottaa kuitin.

Onneksi minulla on hieno ratkaisu sinulle, joka päästää eroon kuitista, jotka olet täyttänyt auton kantokaapissa ja rakastetulla kengänlautalla, niin jatka lukemista!

Vihje # 3: Käytä vuosittaisia ​​luottokorttitietoja

Ensinnäkin jokaisen pienyrityksen omistajan on perustettava erillinen yritystalletustili (eli ei koskaan käytetään henkilökohtaisiin kuluihin), jotta voit helposti tunnistaa tulot ja kulut, jotka ovat raportoitavia ja / tai vähennyskelpoisia verotuksessa.

Jos et tee tätä, se vaikeuttaa sellaisten laillisten liikekulujen seurantaa, jotka voivat olla verovähennyksiä tai henkilökohtaisia ​​kuluja, jotka eivät ole.

Jos sinulla on sekä liike- että henkilökohtaisia ​​kuluja sama pankkitili, sinun täytyy käydä läpi pankkitilisi ja sisällyttää vain liiketoiminnallesi liittyvät kulut kirjanpidon ohjelmistoon. Tämä manuaalinen prosessi, jolla erotetaan henkilökohtaiset ja liiketoimintakulut, on niin tylsiä, että lupaan, että olet valmis käymään lähimpään pankkiin perustamalla kyseisen yritystilin, jotta vältyt tämän seuraavan verovuoden läpi!

Ennen kuin tiedät sen, 15. huhtikuuta on täällä. Jos verotusaika puhaltaa sinut joka vuosi, tarkista nämä neljä verosuunnittelua, jotka jokainen pienyritys tulee panna täytäntöön. Kuitenkin, jos sattuu olemaan jäljessä laskemalla kulut kirjanpidon ohjelmistoon, yksi tapa saada nämä kulut nopeasti on käyttää vuosittain yhteenvetoa, jonka luottokorttiyhtiöt tarjoavat tammikuun alussa.

Tämä raportti on suuri, koska se tiivistää kaikki ostot kustannusluokittain. Voit käyttää näitä numeroita summaan kokonaiskustannukset kullekin luokalle. Alla on tilannekuvan siitä, millainen se yleensä näyttää.

Kuten näette, suurin osa luokista on samanlaisia ​​kuin mitä olet jo määrittänyt kirjanpitosovelluksessasi:

Yksi haittapuoli tiivistetyn lauseen käyttämiselle kuten tämä on, että et voi syöttää tarkkaa päivämäärää jokaisesta ostoksesta. Asioiden suuressa järjestelmässä tämä on vähäistä, mutta se ei ole jotain, jonka pitäisi tehdä tavaksi. Muista, että tämä on lyhytkestoinen ratkaisu, jotta voit saada kulut kirjattua, luoda tilinpäätöksiä ja arkistoida nämä verot ajoissa! Jos hankit kiinteää omaisuutta vuoden aikana, on tärkeää saada erityinen ostopäivä, koska se on avaintekijä laskettaessa poistoja, jotka ovat vähennyskelpoisia verotuksessa.

Vihje # 4: Go paperless

I'll olla ensimmäinen myöntää, että käsite "paperiton" aina kuulosti hyvältä, mutta oli vaikea minun omaksua - aluksi. Kirjanpitäjänä olen suuri asiakirjojen kannattaja. Kuten sanotaan omassa suosikkijulkistuksessani, Law & Order, "se on siitä, mitä voit todistaa." Se näyttää olevan myös IRS: n motto.

Nykypäivän teknologian avulla on paljon helpompi luoda sähköisiä kopioita kuitista ja muita taloudellisia asiakirjoja, joita käytit aikaisemmin säilytettäväksi fyysisessä arkistokaapissa. On aika päästä eroon niistä pölyisistä arkistokaappeista, jotka vievät tilaa ja siirtyvät sähköiseen arkistointijärjestelmään. Tietokoneessa (tai pilvessä) tallennettuja asiakirjoja on helpompi löytää kuin tiedostojen kansiossa.

Kuinka järjestät kaikki nämä tiedostot? Hyvät kysymykset. Suosittelen, että käytät online-pilvitallennusjärjestelmää, kuten Dropboxia. Voit luoda vuodelle (2017) kansion ja sitten jokaisen kustannusluokan alikansion (ts. Office Supplies, Aals, Fuel). Lataa sovellus mobiililaitteellesi, jotta voit helposti skannata kuitit, tallentaa ne oikeaan kansioon ja heittää sen paperitakuun.

Jos et ole vakuuttunut, voit ottaa vauvalle vaiheita aloittamalla yhdellä alueella, mutta lupaan, että kun olet ottanut käyttöön "paperittoman" käsitteen, voit ei voi päästä eroon näistä arkistokaapista tarpeeksi nopeasti. Seuraavassa löydät joitakin strategioita, joita voit toteuttaa siirryttäessä paperittomalle mallille:

Scan receipts

Kuitit on yksi tavallisimmista pienyritysten tekemistä virheistä. Älä missaa verovähennystä, koska erosi kuitista. Markkinoilla on useita sovelluksia, joiden avulla voit tarkistaa kuitit. Neat ja Shoeboxed ovat molemmat hienoja sovelluksia, jotka integroituvat kirjanpito-ohjelmiston, kuten QuickBooksin tai Xeron, kanssa, jotta voit poistaa kaiken tiedon!

Ladattavien laskujen lataaminen

Nykyään useimmat myyjät tarjoavat sinulle mahdollisuuden vastaanottaa laskuja sähköpostitse tai voit ladata ne suoraan verkkosivuiltaan. Suosittelemme, että lopetat laskujen lähettämisen fyysisesti ja aloitat lataamasta laskuksiasi. Näin säästät aikaa, kun et tarvitse ensin skannausta. voit helposti tallentaa laskun sähköiseen kansioosi tai lähettää sen kirjanpitosovellukselle muutamassa minuutissa.

Bonus - jos käytät Xeroa, niillä on viileä ominaisuus, jota kutsutaan vierekkäin tiedostoiksi. Tämän avulla voit ladata toimitussummasi ohjelmistoon, jotta voit saada tiedot oikealta eteenpäin, kun olet valmis kirjoittamaan tämän tarkistuksen.

Hae PDF-kuitit

Nykyään yhä useammat vähittäismyyjät poistuvat paperista kuitit ja tarjoamalla sinulle mahdollisuuden vastaanottaa tekstiä tai sähköpostiviestiä kuitin liitteenä. Suosittelen, että siirryt sähköpostitse lähetettyyn kuittiin, koska se on tavallisesti ladattava PDF-asiakirja, kun taas tekstiviestin vastaanottaminen ei välttämättä ole.

Lataa kaikki pankki- tai luottokorttilausunnot

Useimmat teistä, jotka tekevät verkkopankkimaailmaa kuin minä itse, ovat luultavasti ei-luottamuksellisia, murskata. Jos kuitenkin vielä vastaanotat paperipankki- tai kortti-ilmoituksia, leikkaa johto asap. Tämä on yksi niistä alueista, joilla voit minimoida identiteettivarkautesi mahdollisuudet.

Uskokaa tai älkää, siellä on ihmisiä, jotka varastavat ihmisten identiteettiä yksinkertaisesti avaamalla heidän postia. En ole enää saanut asiakirjoja, joilla on taloudellisia tietoja, kuten pankki- tai luottokorttitietoja tai 401 k tai muita investointi-informaatioita etanauhan välityksellä.

Lähtökohtana

Uskokaa tai älkää, verotusaika voi olla tuulta. Avain tämän tavoitteen saavuttamiseen on luoda järjestelmä, joka toimii sinulle ja pitää kiinni siitä. Pääset aloittamaan muutaman tunnin jokaisen kuukauden ensimmäisen viikon aikana varmistaaksesi, että olet tarkistanut ja tallentanut kaikki kuitit ja laskut edelliseen kuukauteen. Samalla täytä kirjanpitosovelluksen sovitteluprosessi kaikille pankki- tai luottokorttitileille, jotta voit varmistaa, että pankki- tai luottokorttisi saldo ja kirjat vastaavat.

Muista laittaa tämä kalenteriin toistuvana kokouksena kirjoittesi kanssa. "Yritä valita yleisesti kevyt työpäivä ja yksi, jolla on taipumus olla melko hyvällä tuulella (eli perjantai tai lauantai-aamu). Jos olet valmis tekemään työtä koko vuoden, hullu viiva 15. huhtikuuta tulee menneisyyteen.

Jos haluat lisätietoja valmistellessasi verotusaikoja, muista tarkistaa 4 asiaa jokaisen pienyrityksen tulisi tietää Tietoja verosta.