5 Tapaa tehdä työntekijän aikataulusta helppoa

Työntekijän aikataulutus on tärkeä huolenaihe jokaiselle yritysjohtajalle. Johtajat voivat tuntea paineen asentamisen, kun tehokkaita aikataulutusprosesseja ei ole. Samoin se vahingoittaa työntekijöiden moraalia, kun heillä ei ole aikataulua, joka palvelee heidän taitojaan ja tarpeitaan. Jotta asiat saataisiin pahentua, usein henkilökunnan aikataulusta vastaava henkilö käsittelee aikataulujen, aikataulujen, saatavuuskalentereiden ja työntekijöiden pyyntöjä, jotka on hoidettava manuaalisesti tai suurella laskentataulukolla. Jotkut aikataulut omistavat koko päivän tai jopa viikon työntekijöiden aikataulujen kehittämiseen, julkaisemiseen ja muokkaamiseen!

On olemassa kymmeniä aikataulun aiheuttavia ongelmia, jotka vaativat johtajien ja henkilökunnan samoin. Hyvin hoidettu aikataulu pitää organisaation liikkeellä ja ratkaisee monia monimutkaisia ​​tilanteita. Katsotaanpa viisi tapaa tehdä prosessista helpompaa.

1. Tietää joukkueesi

Ensimmäinen askel tehokkaan työntekijän aikataulun luomiseen on luoda luettelo henkilöstöltä, joka työskentelee parhaillaan yrityksellesi tai osastollemme. Nimien ja roolien lisäksi sinun on myös pidettävä yhteystietosi kätevästi, samoin kuin kaikki tarvittavat taidot ja sertifikaatit. Lisätietoja voi olla joko osa-aikaiset tai kokopäiväiset, sekä ylityörajoitukset.

2. Luo prosessi henkilökunnan saatavuudelle

Anna työntekijöille mahdollisuus ilmoittaa työaikaansa. Henkilöstölle annetaan mahdollisuus ilmaista mieltymyksensä tarjoaa johtajille keinon edistää yhteistyöympäristöä. Lisäksi työntekijän mieltymysten tuntemus voi mahdollistaa henkilöstön sijoittamisen käytettävissä olevaan työvaiheeseen, joka sopii molemmille osapuolille. Saatavuus voidaan säilyttää kalenterimuodossa tai lomakkeena. Työntekijöiden on voitava valita useampi kuin yksi suositeltava siirtymä. Heidän on myös oltava tietoisia siitä, että heidän on joskus työskenneltävä muilla siirtymillä kattamaan kaikki avoimet työajat.

3. Tee aikataulu helposti

Kun olet luonut aikataulun, varmista, että henkilökunnan jäsenet voivat helposti tarkastella ja käyttää sitä. Usein henkilökunta voi unohtaa tarkastella aikataulua, jos se ei ole helposti näkyvissä. Lisäksi henkilökunnan jäsenet voivat helposti menettää tai pahentaa paperikopioita yksittäisistä aikatauluistaan. Jos henkilökunnalla ei ole helppoa pääsyä aikatauluun, he näyttävät usein myöhään töihin (jos he näyttävät lainkaan).

4. Suunnittele pahinta

Kun suunnittelet työaikataulun, pidä hätätilanteessa mielessäsi. Hyvin suunniteltu aikataulu sisältää suunnitelman B, joten johtaja ei tarvitse paniikkia, jos jokin työntekijä ei näy tai joutuu lähtemään hätätilanteessa. Myös hyvin järjestetty saatavuuskartta auttaa tässä. Johtajilla tulisi myös olla selkeästi määriteltyjä sääntöjä vaihtoliikkeistä ja poissaoloista.

5. Ajoittaa oikea henkilö työhön

Käytä henkilöstöluetteloasi varmistaaksesi, että aikataulutat työntekijää heidän kykyjensä ja taitojensa mukaan. Joskus, varsinkin vajaakuntoisissa ympäristöissä, johtajat joutuvat täyttämään työvuorot jopa sellaisten henkilöiden kanssa, jotka eivät parhaiten vastaa työpaikkoja. Tämä voi saada työn; yrityksesi hyötyy kuitenkin suuresti prosessista, jotka ovat täydellisiä verrattuna juuri valmistuneeseen.

Jotta työntekijän aikataulutus olisi helppoa, kannattaa harkita manuaalisen hallintaprosessin korvaamista ohjelmistoratkaisulla.

Tehokas ajoitusohjelmisto tarjoaa konfliktinhallintaa virheettömien aikataulujen tuottamiseksi ja joustavuuden hoitamiseksi erityistarpeisiisi. Kuitenkin teet aikataulusi, joka kattaa kaikki muutokset oikealla henkilöllä tekemällä prosessista tehokkaamman ja vähemmän stressaavan, pitäisi olla perimmäinen tavoite.

Kalenterikuvaus Shutterstock