Järjestöille riskienhallinta: 10 tapaa lieventää petoksia

Järjestöt saattavat saada sydämensä oikeaan paikkaan, mutta kuten minkä tahansa rahaliikennettä harjoittavan organisaation tavoin petosriski on aina läsnä. Kelly ja Owns, LLC arvioivat 84 miljardin dollarin arvosta kotitalouksien petoksia vuonna 2008, ja yleisimmin mainittu syy on sisäisen valvonnan puuttuminen. Kirkkoista hyväntekeväisyysjärjestöihin ei-edunvalvojien on ryhdyttävä asianmukaisiin varotoimiin suojellakseen itseään korruptoituneilta henkilöiltä ja varomattomalta hallinnolta. Olemme esittäneet 10 tekniikkaa vähentämään petollisen toiminnan riskiä ei-järjestöjen keskuudessa. Vaikka tämä artikkeli tarjoaa vankan johdannon petosten lieventämiseen, kehotamme teitä sijoittamaan huomattavan osan aikaa voittoa tavoittelemattoman sektorin tämän ratkaisevan osan tutkimiseen.

1. Lyijy esimerkin avulla

Yksi yksinkertaisimmista tekniikoiden hallinnoinnista voi selkeyttää organisaation eettisiä periaatteita. Tämä voidaan tehdä kahdella tavalla: suoraan ja epäsuorasti. Suoritetaan suoraan kysymykseen sisällyttämällä petosten lieventäminen työntekijöiden koulutukseen. Selvitä, että tällaista käyttäytymistä seurataan tarkasti, ja syyllistyneet syytteeseen rangaistaan ​​lain täysimääräisesti. Välillisesti vahvistaa tätä viestiä esimerkin avulla. Järjestön johtajien olisi johdonmukaisesti osoitettava rehellisyyttä ja valppautta havaitsemalla ja torjumalla käyttäytymätöntä käyttäytymistä. Älä käännä organisaatiota paranoidiseksi, syytetoimiseksi, mutta anna työntekijöiden ja vapaaehtoisten tietää, lujasti ja ystävällisesti, niitä katsotaan.

2. Jaa ja vallitse

Numerot ovat turvallisia. Vaikka tämä mainos tarkoittaa normaalisti suojaa vihamielisiä ulkoisia voimia vastaan, sitä voidaan käyttää myös uhkien tunnistamisessa. Tämä on olennainen yleinen ohje, joka pitää mielessä, kun asetat tarkistuksia organisaation kaikilla tasoilla. Jaa tehtävät siten, että monet henkilöt käsittelevät ja valvovat rahaa. Yksin toimiva henkilö on vähemmän todennäköisesti yrittänyt petoksia, kun toiset osallistuvat liiketoimeen. Esimerkiksi varainhankintaa koskevan tapahtuman jälkeen olisi harhaanjohtavaa antaa yksittäinen henkilö laskea, tallentaa ja tallettaa käteisvaroja.

3. Vahvista pankkitilisi

Rahaa pankissa ei ehkä ole niin vartioitu kuin pitäisi. Rajoittaa rajusti rahastojen saatavuutta ottamalla pari yksinkertaista varotoimia. Ensinnäkin, älä käytä maksukorttia. Debit-suojaukset ovat rajallisia ja puuttuvia rahaa voi olla vaikea saada takaisin. Ja toiseksi, aseta tilisi estämään käteisnostot. Raha on liukas aine. Peruutukset olisi tehtävä kirjanpitäjän tekemän tarkastuksen muodossa. Tämä lisää lisävaiheen, jolloin nostot helpompi seurata ja hallita.

4. Huomattava kirjanpito

Jokainen organisaatio tarvitsee huolellisesti ja perusteellisesti dokumentoidun kirjanpitojärjestelmän. Tämä on ehkä helpoin tapa havaita epäilyttävää toimintaa. Tehokkaan järjestelmän luominen tarkoittaa yksinkertaisesti kaiken tallentamista. Standardoida keino laskea alas kaikki rahatapahtumat, olivatpa ne pieniä. Kirjaa kuka tekee mitä ja milloin. Esimerkiksi varainhankinta lahjoituksia, seurata, kuka kerää rahaa, joka laskee rahaa, kuka re laskee rahan, joka tallettaa rahat ja niin edelleen. Aseta kirkkaat paperirullat helposti seuraamaan lähdettä. Riippuen toiminnan laajuudesta, voi olla huono idea palkata voittoa tavoittelematon kirjanpitoasiantuntija.

5. Luottokortin käyttäminen

Organisaatiosi hyötyvät todennäköisesti yrityksen luottokortin käytöstä. Käteinen ja sekit eivät ole aina käytännöllisiä, ja kuten aiemmin mainitsimme, veloituskortit eivät ole hyvä idea. Luottotilillä on paremmat suojatoimet ja se ei vähennä varojasi petoksessa. Luottokortin käyttämisen avain on kuitit. Jokaisesta ostoksesta, muista hankkia, dokumentoida ja tallentaa kuitti. Jokaisen laskutusjakson lopussa, tarkista kaksinkertaiset kuitit ja varmista, että kokonaiskustannukset ylittävät ilmoituksen summan.

6. Työntekijöiden kartoitus

Luotettavan tiimin kokoaminen on ilmeistä. Tämä edellyttää potentiaalisten vuokraajien taustatarkastuksia. Tutki etukäteen, onko hakijalla aiemmin ollut virheitä. Näin voi säästää vaivaa. Pyydä myös viitteitä ja ota heihin yhteyttä. Jos muutamia luotettavia lähteitä voi myöntää hakijalle, se on hyvä alku. Käytä haastatteluaikaa petosten torjumiseksi. Voit saada lukijan hakijan merkin yksinkertaisella keskustelulla. Kävele hänet petosten kautta hypoteettisilla skenaarioilla. Tämä kertoo hakijan ajatteluprosessista ja lähettää viestin siitä, että organisaatiosi ottaa nämä asiat vakavasti.

7. Aseta budjetti

Et voi saada paljon enemmän kuin tätä. Aseta budjetti ja noudata sitä. Tämä on tapa tietää, mihin rahat menevät ennen kuin se todella menee siellä. Luomalla odotuksia voit nähdä, mihin rahat tulisi mennä ja verrata sitä todellisuuden tilanteeseen. Budjetointi auttaa estämään ylitarjontaa. Tiedät, kuinka paljon rahaa pitäisi kohdentaa jokaiseen luokkaan ja pystyä paremmin tunnistamaan eroja. On todennäköistä, että budjettia on muutettava ajan myötä. Se on hieno. Tulevien varojen ennustettavuudesta huolimatta kannattaa aina jatkaa parhaan arvion mukaista budjetointia.

8. Tarkastukset

Jaksolliset yllätystarkastukset auttavat vahvistamaan organisaation talouden. Vaikka sitä ei ole tehty pelkästään petosten havaitsemiseksi, tilintarkastukset ovat tärkeitä rahan määrän tarkistamisessa.Kaikki organisaatiot eivät pysty varaamaan tilintarkastusta. Jos näin on, käytä vaihtoehtoista ulkopuolista osapuolta tarkistamaan kirjanpitotietoja ja tapahtumahistoriaa. Ulkopuolinen osapuoli voi toimia tarpeellisena toisena silmänä ja auttaa havaitsemaan virheitä. Petosten tosiasiallisen havaitsemisen lisäksi tällaiset tarkistukset kaksinkertaistuvat ennaltaehkäiseviin toimenpiteisiin, antaen työntekijöiden tietävän, että organisaatio on aktiivisesti tarkkailemassa virheitä.

9. Tarkastusten allekirjoitukset

Jos vaaditaan kaksi allekirjoitusta organisaation nimissä tehdyistä tarkastuksista, vähintään kahden henkilön on tarkistettava ja hyväksyttävä tapahtuma. Jälleen tämä palaa työvoiman jakamiseen ja ihmisten määrän lisäämiseen tapahtuman toteuttamiseksi. Jos henkilöllä on oikeus kirjoittaa tarkastuksia ilman valvontaa, petoksen ovi on auki. Tyhjiä tarkastuksia on vältettävä aina, kun se on mahdollista.

10. Pienet rahat

Petosten vähentäminen tapahtuu voittoa tavoittelemattoman talouden kaikilla tasoilla. Useimmat organisaatiot ylläpitävät pienten rahojen toimittamista pienille, usein ennalta arvaamattomille liiketoimille. Älä tee virheen siitä, että menetät rahat siitä, kuinka pieniä käteisvaroja käytetään. Kyllä, se on yleensä tarkoitettu miscellany, mutta koska se tulee muodossa dollarin laskut, pientä käteistä on helppo väärinkäyttää. Pidä kiinni kuitit ja pitää tiukka kirjaa menoja. Pienten tapahtumien varovaisuus vähentää petoksia korkeammilla ja haitallisemmilla tasoilla.