Kuinka järjestää tehokkaita kokouksia

[Tämä on Viidennen Gear Consultingin Helena Haukin vierailupäivä. Helen lähestyi meitä puhumaan tehokkaiden kokousten järjestämisestä ja en voinut sanoa mitään aiheeseen. - Kai]

Kukaan ei pidä kokouksista ja jos ihmiset voivat välttää heitä, he haluavat. Valitettavasti kokoukset ovat välttämättömiä ja elintärkeitä osa liiketoimintaa, varsinkin kun yrityksesi kasvaa ja yhdestä yhdestä viestinnästä tulee hajanaisempi. Kokouksissa ei tarvitse imeä energiaa organisaatiosta (tai syödä aikaa). Pidä kokoukset muuttumasta organisatorisille vampyyreille:

1. Aloita esityslista: Tiedä tarkalleen, mitä haluat kattaa ja kommunikoida tiimillesi ennen neuvotteluhuoneeseen.
2. Kommunikoi etukäteen: Antakaa ihmisten tietävän ajan tasalla, mitä henkilöstön jäseniä odotat olleen sinne ja mitä heidän pitäisi tuoda heidän kanssaan (esim. Raportit, tilastot tai muut tärkeät tiedot).
3. Ole varovainen: Kerro joukkueellesi ennen, sen aikana ja sen jälkeen paljon ymmärrät heidän aikansa arvoa ja arvostakaa heitä uhraamasta sitä kokoukseenne. Se osoittaa, että arvostat ja kunnioitat aikaa yhtä paljon kuin omasi.

Kun olet kokouksessa, on tärkeää, että pysyt tavoitteen mukaan ja noudatat etukäteen kuvattua esityslistaa. Useimmat kokoukset ajautuvat radalle, jos annat heidät niin. Pysy hallinnassa kaikkina aikoina. Jos joku kysyy kysymyksiä, jotka eivät ole aiheen alaisia ​​tai eivät ole ryhmään kuuluvia, tee sitten tapaaminen puhumaan heidän kanssaan myöhemmin. Näin he tuntevat silti, että he saavat huomiota ja vastauksia, joita he etsivät ilman, että he vähentävät ryhmää tai tehtävää.

Kun suljet kokouksen, varmista, että kaikki ymmärtävät selvästi seuraavat askeleet. Määritä kaikki tehtävät ja määräajat ennen katkaise kokous. Näin kokoussi johtaa todellisuudessa edistykseen, eikä pelkästään antamaan keskeytyksiä päivälle.

Muista, että kokoussi on siirrettävä yrityksesi eteenpäin, älä käytä aikaa. Sinun tehtäväsi on tappaa aikaa imee kokous ajaa ja pitää joukkueesi radalla. Tee se hyvin suunnitellulla suunnitelmalla, vahvalla viestinnällä ja strategisella silmällä kohti tulevaisuutta.

"Tuottavuus ei ole koskaan onnettomuus. Se on aina seurausta sitoutumisesta huippuosaamiseen, älykkääseen suunnitteluun ja keskittyneeseen työhön. "~ Paul J. Meyer