Räjähtää tai räjähtää? Tietojen säilyttäminen uusille yrityksille

Oma liiketoiminnan aloittaminen on jännittävä ensimmäinen askel aluksen maailmaan. Se on myös alku suhteellesi IRS: n kanssa.

Sinulla on laillisesti velvollisuus pitää varainhoitosäännöt käsi kädessä IRS: n vuoksi. Mutta mitkä niistä pitäisit kiinni ja mitkä ovat vain ylimääräisiä toimistovaunuja?

Verkkolaskentatoimistossa Bench, olemme asiantuntijoita, kun kyse on finansseista, joiden avulla voit seurata taloustietojasi. Tässä oppaassa tarkastelemme, mitkä tietueet sinun pitää säilyttää, kuinka kauan sinun on säilytettävä ne ja muutamia tehokkaita menetelmiä, joiden avulla voit tallentaa tietojasi.

Katso myös: Voinko kuluttaa tätä? Kirjanpitäjä kertoo kirjoitusvirheistä

Mitä veroilmoituksia minun pitää säilyttää?

Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai oma pieni yritys, IRS vaatii sinua pitämään asiakirjoja, jotka tukevat tuloja, vähennyksiä, tai hyvitys, joka ilmestyy veroilmoituksestasi. Tämä osoittaa, että olet ansainnut sen, mitä kerrot IRS: lle, jonka olet ansainnut, tai ostanut, mitä kerroit IRS: lle, jonka olet ostanut.

Yleensä asiakirjat, jotka sinun pitää pitää, ovat:

• Vastaanotetut
• Pankki- ja luottokorttitiedot
• Laskut
• Peruutetut tarkastukset
• Laskut
• Maksutodistukset
• Kirjanpitäjän tilinpäätös
• Edellinen veroilmoitus
• W2 ja 1099 lomakkeet
• Muut asiakirjatodisteet, tuloista, vähennyksistä tai hyvityksistä, jotka on ilmoitettu veroilmoituksessasi

Muista, että tämä ei ole kattava luettelo. Yrityksesi luonne ja oikeudellinen rakenne vaikuttavat siihen, mitä tietojasi sinun on säilytettävä IRS: lle.

Todistustaakka on sinä, yrityksen omistaja, antamaan kaikki tarvittavat asiakirjat. Joten kun aloitat kirjanpitokäsittelyn, noudata tätä yksinkertaista periaatetta: Pidä kaikki.

Tarkastuksen yhteydessä ensimmäinen puolustuslinja on kuitit ja verotiedot. Kaikkien tietojen tallentaminen maksimoi suojaustason.

Katso myös: 7 Kirjanpitotottumukset jokaisen tulisi hyväksyä

Mahdollinen poikkeus: 75 dollarin sääntö

On olemassa joitakin kuluja, jotka ovat välttämättömiä et ole lain mukaan velvollinen pitämään kuitit. Esimerkiksi IRS ei vaadi tulojen säilyttämistä (miinus majoitus), viihdettä, lahjoja tai kuljetusta varten, kunhan seuraavia sääntöjä noudatetaan:

• Kustannukset, paitsi majoitus, ovat alle 75 dollaria
• Kulut ovat kuljetukselle ja kuitti ei ole helposti saatavilla

Muista kuitenkin, että tilintarkastuksen yhteydessä kaikki kustannukset voidaan asettaa kyseenalaisiksi - jopa alle 75 dollaria.

tarkastele IRS: n ohjeita kustannusten todistamisesta alle 75 dollarin.

Katso myös: Kirjanpidollinen huijausarkki

Kuinka kauan verotulojen säilyttäminen

Kolmen vuoden sääntö:

kirjaa kolmen vuoden ajan siitä päivästä, jona palautus on tehty tai takaisinmaksun erääntymispäivästä (kumpi myöhemmin on). Jos palautat palautuksesi varhaisessa vaiheessa, sitä käsitellään ikään kuin se on jätetty eräpäivään mennessä.

Tämä kolmen vuoden sääntö tulee meille vanhentumisajan, joka on ajanjakso, jonka aikana verovelvollinen voi muuttaa veroilmoituksen tai jossa IRS voi tarkastaa kyseisen veroilmoituksen. Kun rajoitusten voimassaolo päättyy, sinun ei tarvitse enää pitää verotustietoja kyseiselle ajanjaksolle.

Poikkeukset kolmen vuoden sääntöön:

Kuten aina, tähän sääntöön on poikkeuksia. Joissakin tapauksissa sinun on pidettävä kirjaa pidempään kuin kolmen vuoden vanhentumisvaatimukset. Poikkeukset ovat:

Hyvitykset ja arvottomat arvopaperit: Jos olet vähentänyt kummankaan näistä kustannuksista veroilmoituksestasi, pidä kirjaa seitsemäksi vuodeksi.

Laskennalliset tulot: Jos et ole ilmoittanut tuloja IRS: lle ja se on yli 25 prosenttia paluuta koskevasta bruttotuloksesta, pidä kirjaa kuuden vuoden kuluttua siitä päivästä, jona hän on jättänyt hakemuksen tai palautuksen eräpäivästä, kumpi näistä on myöhäisempi.

Työntekijän rekisteriä: Työntekijän rekisteriä on pidettävä neljän vuoden kuluttua siitä, kun asianomainen palkanmaksuvelvollisuus erääntyy tai maksetaan - kumpi ajankohta on myöhäisempi.

Petolliset palautukset: Jos täytät petoksen vilpillisesti, pidä sitä paremmin.

Kiinteistötietueita: Sinun on pidettävä rekisteriä, joka liittyy omaisuuden hallintaan vanhentumisen ajaksi - kolme vuotta - sen jälkeen, kun omaisuus on lähtenyt liikkeelle.

Omistustietueiden osalta sinun on pidettävä kiinni asiakirjoista, kuten tekoista, otsikoista ja kustannusperustaisista tiedoista. Tämän avulla voit laskea mahdolliset poistot, arvonalentumiset tai vähennykset sekä kertoa voitosta tai tappiosta, kun myyt tai luovuta omaisuutta.

Katso myös: 6 Kirjanpitovaatimukset, jotka aiheuttavat pienyrityksiä vaarassa

tallentaa kuitit ja verotiedot

Kun olet määrittänyt, mitä tietoja haluat säilyttää ja kuinka kauan, on aika perustaa järjestelmä niiden järjestämiseksi.

Onneksi IRS hyväksyy digitaaliset asiakirjat niin kauan kuin ne ovat alkuperäisten täydelliset, tarkat jäljennökset. Pyydettäessä sinun pitäisi pystyä tuottamaan luettavissa oleva, painettu kopio kaikista asiakirjoista.

Tämä tarkoittaa sitä, että päivät, joissa käytät vakoilua arkistokaapelia tallentaaksesi verotiedot, on ohi; on olemassa useita digitaalisia ratkaisuja, joita voit käyttää paperitonta ja pitää kirjaa järjestyksessä.

Secure cloud storage -vaihtoehdot, kuten Dropbox, Evernote tai Google Drive, mahdollistavat asiakirjasi tallentamisen turvallisesti verkossa. Kun yrityksesi on perustettu, jos huomaat, että olet tekemisissä paljon paperityötä, harkitse investoimalla automaattiseen nopeaan skanneriin, jotta niiden siirto verkossa tehostuu.

On myös hyvä säilyttää varmuuskopio

Katso myös: Pienyritysten kirjanpito 101: 9 vaiheet uuden liiketoiminnan saamiseksi raidalle

Tietojen säilyttäminen muussa kuin verotuksessa

Kun sinulla ei enää ole tarvetta pidättää asiakirjan verotusta varten, tarkista, että et ehdottomasti tarvitse niitä ennen kuin haluat leikata ne. Sinun velkojien, asianajajan tai vakuutusyhtiön on ehkä pidettävä heidät pidempään kuin IRS: n.

Jos käytät verkkotallennustilaa, sen sijaan, että poistat asiakirjoja, joita et enää tarvitse, voit arkistoida ne pysyvästi. liikkua harmailla alueilla pienyritysten kirjanpito-ja perustamalla paperiton organisaation järjestelmä-säästää vaaroista toimistoon sotkua, mutta varmista, että olet aina pelaa sääntöjä.