7 vinkkejä tehokkaaseen laskutukseen

Pienyrittäjänä, luultavasti rakastat mitä teet ja saatat jopa sanoa, että teet sen ilmaiseksi, jos voisit. Mutta lopussa tarvitset kassavirtaa, jotta yrityksesi toimisi.

lasku on asiakkaalle lähetetty lasku tavaroista tai palveluista, jotka olet antanut. Se kuvaa mitä myytiin, kuinka paljon asiakas on velkaa ja milloin ja miten asiakas maksaa. Suurilla yrityksillä on oma kirjanpitäjä tehdä laskutusta, mutta useimpien pienyritysten omistajien on tehtävä se itse. Ja keskimääräinen pienyritys odottaa yli 5 000 dollaria erääntyneinä maksuina kuukausittain 1000 Intiaan kuuluvan pienyritysten omistajien tutkimuksesta.

Investmentmatome puhui kirjanpitäjille ja laskutusammattilaisille siitä, miten yrittäjät pystyvät valmistamaan laskuja tehokkaammin ja maksamaan nopeammin.

1. Automatisoida prosessi

Jos et ole vielä tehnyt niin, aseta ohjelmistot laskujen automatisoimiseksi. Useimmat kirjanpitoalustat, kuten QuickBooks, Xero, FreshBooks ja Wave Accounting sisältävät laskutusominaisuuksia, tai voit tilata laskutukseen perustuvan palvelun, kuten Bill.com, Hiveage ja Billbooks.

"On aika siirtyä Excelistä ja PDF-tiedostoista pilvilaskutusohjelmaan", Billershopin toimitusjohtaja Sagar Kogekar kertoo sähköpostissa Investmentmatomeille. "Ohjelmistoja on olemassa kasassa, ja säästät aikaa ja rahaa, jos valitset yhden."

Noin 70 prosenttia pienyrityksistä käyttää laskuohjelmistoja vuoden 2010 katsauksen mukaan yli 200 pienyrityksen johtajaa, Bellevue, Washington, joka tarjoaa automatisoituja laskutuspalveluja ja kustannustenhallintatuotteita yrityksille.

Laskutusohjelmiston käyttö vähentää virheitä ja säästää rahaa. Laskutusprosessien automatisointiin keskittyvät yritykset laskevat laskutuskustannuksia 40 prosentista 70 prosenttiin vuoden 2011 Ardent Partnersin, Bostonin toimitusketjun tutkimuskeskuksen raportin mukaan. Automaatio myös helpottaa laskutusta ja vapauttaa yrittäjille aikaa keskittyä liiketoimintaansa.

"He voivat viettää arvokkaan ajan yllään CFO-hattunsa manuaalisen tietojen syöttöhattu", Concur tuotehallintojohtaja Jessica Staley kertoo Investmentmatomeille.

2. Lähetä kirjalliset lainaukset

Jos mahdollista, hallinnoi asiakkaidesi odotuksia lähettämällä heille kirjallinen hintatarjous, ennen kuin toimitat tuotteelle tai palvelulle, jota tarjoat heille. Lainan tulee sisältää työn arvioidut kustannukset ja miten hyväksyt maksut joko käteisellä, luottokortilla, sekillä tai verkossa. Varmista, että asiakas hyväksyy ehdot kirjallisesti ennen tilauksen hyväksymistä.

"Olen suuri fani dokumentoida kaiken", kertoo Sara Rosenfeld, tuotemarkkinoinnin johtaja Wave Accounting.

3. Aseta lyhyet maksuehdot

Kun lähetät asiakkaalle laskun, määritä maksuaikaväli. Standardi on yleensä 30 päivää tai vähemmän, mutta voit valita minkä tahansa ajan.

Keskimääräinen velallinen maksaa kaksi viikkoa myöhässä Xero-analyysin mukaan yli 12 miljoonan laskun. Xeron asiantuntijat suosittelevat maksuehtojen asettamista vähintään 13 päivään, jos haluat realistisesti maksaa 30 päivän sisällä. Online-laskutus helpottaa asiakkaiden maksamista asiakkaille, kertoo Xeron kirjanpitäjä Amy Vetter, USA.

"Ihmiset ovat tottuneet maksamaan asioita verkossa, eivätkä välttämättä odota leikkaamista sekillä perjantaina", Vetter kertoo Investmentmatomeille. "On paljon parempi hyväksyä tällaiset [lyhyet] maksuehdot asiakkaiden kanssa."

4. Luo numerointijärjestelmä

Laskujen numeron avulla voit seurata saapuvien maksujen verotusta. Voit käyttää kirjaimia, numeroita tai näiden yhdistelmää merkitsemään kaikki laskut. Valitse järjestelmä, joka toimii sinulle, mutta laskutusasiantuntijat eivät suosittele ensimmäisen laskun "001" käyttöä. Aloittamalla suurempi numero auttaa asiakkaitasi näkemään sinut vakiintuneena asiantuntijana, vaikka oletkin uusi yritys.

"Aloita 0053, vain kohtaamaan hieman ammattimaisempi", sanoo Fresh Labsin tuotemarkkinoinnin ja asiakasyritysten johtaja Faraz Shafaghi.

5. Käytä kohteliaita kieliä

Vaikkakin se saattaa vaikuttaa vähäiseltä, esimerkiksi laskut, jotka ovat "maksa päivällä" ja "kiitos yrityksestesi", lisää mahdollisuuksiasi saada maksettua, Shafaghi sanoo. Voit myös lähettää kiitosviestejä tai sähköposteja asiakkaille, jotka maksavat ajoissa tai aikaisin.

"Muistuta asiakkaalle muita tarjottavia tuotteita ja palveluita ja haluatte palvella niitä uudelleen", sanoo Sage North America, kirjanpito-ohjelmistoyritys tuotepäällikkö Mike Savory.

6. Lähetä laskut viipymättä

Kun olet suorittanut palvelun tai lähettänyt tavaroita asiakkaalle, lähetä laskutus välittömästi. Tämä auttaa sinua pysymään asiakkaan mielessä ja asettamaan ennakkotapauksen nopeuden.

Jos mahdollista, anna asiakkaiden maksaa paikan päällä mobiilimaksujärjestelmällä, kuten PayPal tai Square. Jotkut laskutusjärjestelmät, mukaan lukien Wave, Flint Mobile ja QuickBooks, antavat myös yritysten omistajien hyväksyä mobiilimaksamisen.

7. Seuraa

Jos et maksa välittömästi, lähetä asiakkaillemme muistutuksia maksujen määräajoista. On aiheellista lähettää muistutuksia viikkoa ennen maksun erääntymistä, päivämäärän päättymisestä ja viikon kuluttua myöhästymisestä, Rosenfeld sanoo Wave Accountingista.Suurille lipputuotteille, kuten 5 000 dollarin tilaukselle, voidaan lähettää useammin muistutuksia.

Jos olet huolissasi siitä, että olet tullut liian vaurioituneeksi liian monien seurantaviestien kanssa, Rosenfeld ehdottaa laskutusohjelmiston käyttämistä automaattisten maksuilmoitusten tekemiseksi asiakkaille.

"Älä ole huolissasi siitä, että lähettämällä muistutuksia tai muutoin maksamattomien laskujen seuraamista pidetään harvinainen tai asiakkaan kanssa muodostetun suhteen rikkomista", Savage sanoo Sage Northamerikasta. "Sinulla on yritystoiminta, ja nopean ja täydellisen maksamisen tarve pitäisi olla yllätys kenellekään."

Jos haluat lisätietoja pienyrityksen käynnistämisestä ja käytöstä, käy sivustossamme Small Business Guide.

Teddy Nykiel on henkilökunnan kirjailija, joka kattaa henkilökohtaisen rahoituksen Investmentmatome. Seuraa häntä Twitterissä @teddynykiel ja edelleen Google+.

Kuva iStockin kautta